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Filesharing

Ausgeklügelte Lösung für die Umsetzung jeder benötigten Anwendung – Teams intern / extern / gemischt. Links für Externe optional mit Passwort und Ablaufdatum.

FileLogbuch

Exakte „File-Geschichte“, jeweils mit Username und Timestamp – erstellen, ändern, neue Version erstellen, umbenennen, Downloads.

Versionierung

Einer der großen Unterschiede zu anderen Systemen. Für DataAvail wurden – frei wählbar –
drei verschiedene VersionierungsMechaniken umgesetzt.
Allen gemeinsam ist, das erstellte Versionen einzeln mit Kommentaren versehen werden können.

  1. dataAvail Versionierung
    Unlimitierte, vom System automatisch veranlasste Archivierung von Versionen mit Zugriff auf jede einzelne Version. Einmal konfiguriert (wie viele Versionen eines Dokumentes vorliegen sollen oder unlimitiert), speichert dataAvail jeden Upload als eigene Datei, die dann im System als „offiziell verfügbare“ Datei wiederhergestellt werden oder separat als eigenständige Datei heruntergeladen werden kann.
  2. Begrenzung der Versionen global im System
    Unabhängig vom Versionsverlauf einer Datei, Anzahl im System einstellbar
  3. History als Backup
    Mit einer History-Funktion können Versionen eines Files direkt im System wiederhergestellt werden. Diese Funktion wird auch im herkömmlichen Cloud Sharing häufig bei Dokumenten genutzt, die von mehreren Anwendern bearbeitet werden können, und erlaubt ein Zurückkehren zu einem älteren (z. B. fehlerfreien) Status.
    Im Überblick: 1 Version pro  10 Sekunden /1 Minute /1 Stunde /1 Tag /30 Tage

Kommentare

Kommentarfunktion mit Username und Timestamp, direkt einsehbar in den File-Details.

Dateifavoriten

Ordner oder Dateien als Favoriten definieren und den speziellen, vorkonfigurierten Suchfilter verwenden, der alle Favoriten ausgibt.

Dateisperre

Optisch hervorgehobene Sperre einer Datei. Die Datei kann zwar noch angezeigt werden, aber jedes File Handling durch andere User ist außer Kraft gesetzt.

Benachrichtigungen

Welche Events eine Benachrichtigung auslösen und wie oft (stündlich bis wöchentlich) eine Zusammenfassung ausgeschickt wird, können Sie mit Feineinstellungen selbst festlegen.

Auditing & Logging


Dashboard

Übersicht über Speichernutzung, Ordneranzahl und -größe, Benutzerzahlen und Speicherplatznutzung. Als optionale Zusatzfunktion mit konfigurierbarer Zeitleiste ausgestattet, um Entwicklungen nachzuvollziehen.

Logging und Auditing

Administratoren können alle Aktivitäten auf Account-Ebene einsehen und protokollieren – Sharing, Datei-Updates, Downloads und mehr. Die Daten bleiben damit nicht nur unter Kontrolle, sondern es können auch sämtliche Vorgänge und Änderungen nachvollzogen werden. dataAvail sammelt alle grundlegenden Informationen für ein Compliance Reporting und das Auditing der Nutzung. dataAvail berichtet nicht an Server Logfiles  sondern an das dataAvail-Logfile – in Sekundenschnelle filterbar, durchsuchbar nach Teilergebnissen und als Excel File downloadbar.

Freigabeübersicht

Administratoren können alle Freigaben einsehen und erhalten somit auch bei großen Systeme jederzeit einen Überblick über evtl. veraltete Strukturen.

Usermanagement

Alle User und alle Gruppen sind in einer Ansicht überblickbar und editierbar. Das Ordnen, Suchen und Filtern nach Gruppenzugehörigkeit / Quota / Display-Namen ist möglich. Neue Nutzer können mit einem Klick hinzugefügt werden. Das User Management ist ein schnelles und effizientes Tool, um neue Gruppen hinzuzufügen und Attribute wie Gruppenzugehörigkeit, Quota Limits, Display-Namen und Admin-Rechte der Gruppen zu bearbeiten. Nutzer können gesperrt werden: ideal, um einen User nicht endgültig zu löschen, sondern dessen Account und Passwort temporär inaktiv zu setzen, z. B. bis zum nächsten Projekt.

Leadreferenzen

Wiener Linien U-Bahnbau U2 U5, Datenmanagement & Datenarchiv
Stadt Wien  Projekt Stadtstrasse , Datenmanagement
IG-PREM Projektorientierte & skalierbare Plattform

Auszeichnung

dataAvail wurde von der Wirtschaftsagentur Wien mit einem Förderpreis ausgezeichnet.

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